T.C.  REYHANLI BELEDİYESİ BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

 

REYHANLI BELEDİYESİ BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, Teşkilat Yapısı

 

Amaç ve kapsam

MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı; Bilgi İşlem Müdürlüğü’nün teşkilat yapısını, hukukî statüsünü, görev, yetki, çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

(2) Bu Yönetmelik; Reyhanlı Belediye Başkanlığı Bilgi İşlem Müdürlüğü’nün, Reyhanlı Belediyesi birimlerinin daha etkili ve verimli çalışmaları için ihtiyaç duyulan donanımların teminini ve yazılımları standart yöntemler üzerinden servis tabanlı mimari ve web tabanlı teknolojiler kullanarak üretmek veya ihtiyaçlar doğrultusunda en uygun programların teminini sağlamak amacıyla teşkilat ve kuruluşunun işleyiş şartlarına dâhil esas ve usulleri kapsar.

 

Dayanak

MADDE 2 - (1) Bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri ve tabi olduğu diğer mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

MADDE 3 - (l)Bu Yönetmelikte ifade edilen,

a) Başkan                      : Reyhanlı Belediye Başkanını,

b) Belediye                   : Reyhanlı Belediyesini,

c) Belediye Meclisi       : Reyhanlı Belediye Meclisini,

ç) Başkan Yardımcısı   : Reyhanlı  Belediye Başkan Yardımcısını,

d) Çalışan Personel       : Bilgi İşlem Müdürlüğü bünyesinde görevli tüm memur, işçi, sözleşmeli personel ve diğer personeli,

e) İlçe Belediyesi         : Reyhanlı İlçe Belediyesini,

f) Müdürlük                  : Bilgi İşlem Müdürlüğünü,

g) Müdür                      : Bilgi İşlem Müdürünü,

h) Şef                            : Bilgi İşlem Müdürlüğünde kadrolu Şefi,

T.C.  REYHANLI BELEDİYESİ BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

 

ı) Personel                   : Bilgi İşlem Müdürlüğünde hizmet veren tüm teknik, idari ve işçi çalışanları ifade eder.

 

Teşkilat Yapısı

MADDE 4 - (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü İdari Teşkilatı; müdür, şef veya şefler, memur, sözleşmeli personel ve işçi personelden oluşur.

(2) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu ilgili müdürlüğün teklifi ve bağlı olduğu üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır.

 

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları, Bağlılık

 

Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 5 - (1) Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

a) İç ve dış müdürlükler ile diğer ilgili kurumlar arasında network bağlantılarını kurarak veri iletişimini ve  bilgi alışverişini sağlamak,

b) Müdürlükler arası iletişim ve veri alışverişini sağlamak üzere intranet ve iç haberleşme sistemi oluşturmak,

c) Belediye birimlerinin donanım  ihtiyaçlarının belirlenmesini, temin edilmesini, kurulmasını ve devreye alınmasını sağlamak, bunlarla ilgili teknik destekte bulunmak,

ç) Belediyedeki Bilgisayarlar (PC), sunucular, çevre birimleri, network cihazları vb. donanımların bakım ve tamirlerini yapmak veya yaptırmak,

d) Sistemin teknolojik gelişmeler doğrultusunda büyümesini sağlamak,

e) Gelecekteki ihtiyaçları analiz etmek ve teminini sağlamak,

f) Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere, gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak,

g) Sistemi sürekli faal halde tutmak için diğer çevresel destek birimlerin uyumluluğunu sağlamak.

ğ) Veri güvenliğini sağlamak ve uygulamak, mevcut verilerin yedeğini düzenli bir şekilde alarak güvenli bir ortamda saklamak,

h) Belediyede bünyesindeki internet kullanıcılarının girdikleri web sitelerinin ve iç ip dağıtım  log kayıtlarının tutulmasını ilgili kanun ve yönetmeliklere uygun olarak gerçekleştirmek,

 

T.C.  REYHANLI BELEDİYESİ BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

 

ı) Belediye internet web sitesi kurulmasını sağlayarak, çağdaş haberleşme ve bilgi alışverişini temin etmek. Belediyecilik hizmetlerini mevzuatın izin verdiği ölçüde internet ortamına taşımak

ve vatandaşa dönük hizmetleri internet üzerinden sunmak üzere e-belediye sistemini kurmak ve geliştirmek,

i) Mobil belediyecilik uygulamaları hazırlayarak vatandaşların mobil cihazları üzerinden belediyecilik hizmetlerine ve belediyenin faaliyetleri hakkında bilgilere ulaşabilmelerini sağlamak,

j) Belediye web sitelerinin barındırma, bakım, geliştirme ve güncellemesini sağlamak,

k) Belediye birimlerinin ihtiyaçları ve teknolojik gelişmeler doğrultusunda Belediye Otomasyon Sistemi, Haritacılık/CBS (Coğrafi Bilgi Sistemleri), Kent Bilgi Sistemi ve diğer yazılımların alımını, kurulumunu, sorunsuz şekilde çalışmasını temin etmek, yazılım firmalarıyla bakım ve güncelleme sözleşmelerini yapmak, birimlerin istekleri doğrultusunda yeni modül ilavelerinin ve değişiklerin yapılmasını sağlamak,

l) İlçemizdeki taşınmazlara (sokak, bina, site, işyeri, bağımsız birim, arsa, arazi vs.) ait sözel bilgilerin toplanmasını, fotoğraflarının çekilmesini sağlayarak Kent Bilgi Sistemi veri tabanına aktarmak, zamanla bu verilerde oluşan değişikleri tespit ederek güncellemek, bu verilerle Gelirler, Ruhsat ve diğer sistemlerdeki verilerin eşleknikliğini sağlamak, numarataj, harita çizimleri ve UAVT verilerindeki eksiklik ve hataları tespit ederek düzeltilmesi için ilgili birime sunmak,

m) Belediyedeki birimlere adres ve numarataj ile ilgili destek vermek ve istatistiksel raporlar sunmak,

n) Belediyede kullanılan yazılımların birbirleriyle ve KPS (Kimlik Paylaşım Sistemi), UAVT (Ulusal Adres Veri Tabanı), TAKBİS (Tapu Kadastro Bilgi Sistemi) gibi dış sistemlerle entegrasyonunu ve veri paylaşımını sağlamak,

o) Belediye birimlerinin ihtiyaçları doğrultusunda yeni yazılım lisanslarının (İşletim Sistemi, Ofis, CAD vb.) temin edilmesini ve süreli lisanslar için (Firewall, Antivirüs vb.) lisans yenilemelerinin yapılmasını sağlamak,

ö) Yazılımları kullanacak olan personellerin kullanıcı tanımlarının yapılmasını, yetkilerinin verilmesini ve bilgisayarlarına kurulumlarının yapılmasını sağlamak.

p) Kullanılan yazılımlarla ilgili toplu veya yerinde eğitimler vermek veya verdirmek,

r) Kurumsal elektronik posta (e-mail) sisteminin kurulmasını, e-posta hesaplarının açılmasını, bakımını, düzenli çalışmasını ve yönetimini sağlamak,

s) Güvenlik kameralarının kurulum, bakım ve düzenli çalışmasını sağlamak,

 

T.C.  REYHANLI BELEDİYESİ BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

 

ş) Ses ve görüntü sistemlerinin kurulum, bakım ve düzenli çalışmasını sağlamak,

t) Personel Devam Kontrol Sistemlerinin kurulum, bakım ve düzenli çalışmasını sağlamak,

u) Fiziksel ve sanal sunucuların kurulumunu, bakımını ve düzenli çalışmasını sağlamak.

 

Bağlılık

MADDE 6 - (1) Müdürlük, Başkana veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Müdür, Şef, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi, Arşiv Memuru ve Diğer Personel Görev, Yetki ve Sorumlulukları

 

Müdürün görevleri

MADDE 7 - (1) Müdürün görevleri aşağıda sıralanmıştır;

a) Müdürlüğü temsil eder,

b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir,

c) Çalışmaları yazılı ve sözlü emirlerle yürütür,

ç) Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur,

d) Personel arasında görev dağılımı yapar,

e) Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri olup, memur, işçi ve sözleşmeli personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar,

f) Müdürlüğün bu yönetmelikte yer alan hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde Kanun ve Yönetmelikler uyarınca yerine getirilmesini sağlar,

g) Ayrıca sorumlu olduğu memur, işçi, geçici işçi ve sözleşmeli personelin özlük işlemlerinin mevzuat çerçevesinde yürütülmesini sağlar,

ğ) Müdürlük ile diğer Müdürlükler ve ilgili birimler arasında koordinasyonu sağlar,

h) Müdürlüğün ayniyat işlerini düzenler,

ı) Belediyenin Stratejik Plan ve Performans Programı çerçevesinde Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlar,

i) Müdürlüğün kadrosunu hazırlar,

 

 

T.C.  REYHANLI BELEDİYESİ BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

 

j) Müdürlüğün, Belediyenin iç ve dış müdürlükler, bağlı kuruluşlar, diğer resmi ve özel kuruluşlarla yazışmalarını yapar,

k) Üst birimlerce kendisine verilen diğer görevleri yerine getirir.

 

Müdürün yetkileri

MADDE 8 - (1) Müdürün yetkileri şunlardır;

a) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar vermek, tedbirler almak ve uygulatmak,

b) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak,

c) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda  Birinci Derece imza yetkisi,

ç) Müdürlüğün Harcama Yetkilisidir,

d) Disiplin amiri olarak sorumlu olduğu personele, gerektiğinde mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını vermek,

 

e) Müdürlüğe bağlı çalışanları denetlemek ve karşılaştığı aksaklıkları gidermek.

f) Müdürlük emrinde görev yapan personelle ilgili yönetmelik çerçevesinde sicil raporu düzenlemek,

g) Mazeretine binaen bir güne kadar mazeret izni vermek ve ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak, sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etmek,

ğ) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarına haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirlemek ve makamın onayına sunmak,

h) Birimdeki tüm personelin görev dağılımını yapmak,

ı) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşmek,

i) Başkanlık makamı tarafından kendisine verilen görevleri yerine getirmek,

 

Müdürün sorumlulukları

MADDE 9 - (1) Müdürün sorumlulukları;

a) Belediye Mevzuatı, göreviyle ilgili diğer mevzuat ve bu yönetmelik ile kendisine verilen görevlerinin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, bağlı bulunduğu Belediye Başkanına karşı sorumludur.

 

T.C.  REYHANLI BELEDİYESİ BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

 

Müdürün atanması

MADDE 10 - (1) Kadroya atanabilmek için üniversitelerin en az 4 yıl eğitim veren Bilgisayar, Elektronik, Elektrik Bölümü ve bunlara denkliği yetkili makamlarca kabul edilen yerli ve yabancı fakültelerin birinden mezun olmak ve diğer üst normlardaki şartları taşıması aranır.

 Şeflerin görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 11 - (1) Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı neticesinde kendilerine verilen görevleri, mevzuata uygun olarak yürütür ve yerine getirilmesini sağlar. Bağlı bulunduğu üst makama karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.

 

(2) Şeflerin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır.

a) Büro bünyesindeki personelin düzenli ve verimli çalışmasını sağlamak amacı ile

görev dağılımını yapmak, işleri organize etmek.

b) Müdürün verdiği görevleri yasalar çerçevesinde tam ve zamanında yerine getirmek,

c) Gelen resmi evrakların ve vatandaş dilekçelerinin Müdürlük havalesi sağlanarak ilgili birimlere zimmet karşılığı dağıtımını yapmak,

ç) Kendine bağlı bürolar ve diğer bürolarla koordinasyonu sağlamak,

ç) Büro yazışmalarını yaptırmak denetlemek, gizliliğe haiz yazışmaları bizzat yapmak.

d) Müdürlük faaliyet raporlarını hazırlamak.

e) Kayıt, arşiv ve çıkış işlemlerinin koordineli çalışmasını sağlamak,

f) Arşivde muhafaza edilen dosyaların emniyetini ve kontrolünü sağlamak,

g) Personelle ilgili özlük işleri yazışmalarını yapmak.

Kalem personelinin görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 12 - (1) Personelin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır.

a) Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları ile ilgili Müdürü veya Şefi tarafından kendisine havale edilen dosyaları, konuları, tevdi edilen görevleri, kamu yararı ve ilgili mevzuatı dikkate alarak yerine getirmek,

b) Müdürlük kalemine gelen her türlü şahıs dilekçe ve resmi yazışmaları otomasyona kayıt etmek,

c) İşlemden gelen evrakların eklerini ve kayıtlarını kontrol ederek, ilgili şahıs veya kurumlara gönderilmesini sağlamak,

ç) Kayda girmeyip, doğrudan yapılan yazışma ve çıkışlara numara vererek bilgisayara kaydederek gönderilmesini sağlamak.

d) Dosyasına bağlamak üzere evrakı arşive iletmek,

T.C.  REYHANLI BELEDİYESİ BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

 

Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 13 - (1) Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi, harcama yetkilisi tarafından memuriyet ya da çalışma ünvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini usule uygun şekilde yapabilecek niteliğe sahip personel arasından seçilir.

(2) Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır.

a) Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasını yapmasına yardımcı olmak,

b) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak,

c) Taşınırları niteliğine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen taşınırları muhafaza etmek ve taşınırları yangına, ıslanmaya, bozulmaya ve çalınmaya karşı korumak amacıyla gerekli tedbirleri almak,

ç) Taşınırların giriş çıkışına dair kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belgeleri tanzim etmek ve kesin kabulü yapılmayan taşınırların kullanımına engel olmak,

d) Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak.

 

Arşiv memuru görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 14- (1) Arşiv memuru görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır.

 

a) Müdür veya şeften havalesi alınan evrakı dosyasına ekleyerek ilgili personele iletmek,

b) Evrak eklemek üzere arşivde ilgili işlem dosyasını bulmak, dosya işlemdeyse işlemde olan dosyayı bulmak,

c) Kayıt, arşiv ve çıkış işlemlerinin koordineli çalışmasını sağlamak,

ç) Dosyasına bağlanmak üzere verilen evrakların geciktirilmeden bağlanarak işleme sokulması, işlemi biten dosyaların tüm kayıtlarının yapılarak bütün olarak arşivde saklanması, zimmetle incelenmek üzere verilen dosyaların iadesi ve takibini yapmak,

d) Periyodik aralarla dosyaların arşivdeki sene ve sırasına göre yerine konulduğunun denetimini yapmak, sıra karışıklığı var ise düzeltmek, varsa hatalı yerine konulanları bulmak ve arşivin düzenli olmasını sağlamak,

e) Evrakların dosyalarında ve klasörlerde düzenli bir şekilde saklanmasını temin etmek,

f) Başkanlık onayı gereği, güncelliğini yitirmiş yazışma klasörlerinin, birim arşivinde saklanmasını sağlamak, Arşiv Yönetmeliğinde belirlenen süre saklamasını temin ile kurum arşivine gönderilmesini sağlamak,

g) Eskimiş işlem dosyalarını yenileyip sağlamlaştırmak.

T.C.  REYHANLI BELEDİYESİ BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

 

Kalite Yönetim Sistemi (KYS) Sorumlusu görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 15- (1) Birim KYS sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır.

a) KYS kapsamında birim içinde süreçler, görev tanımları, talimatlar, formlar, iş akış şemaları hazırlamak ve gerekli güncellemeleri yapmak,

b) KYS kapsamındaki dokümanların birim içinde kullanılmasını sağlamak,

c) Mevcut durumu etkinlik, verimlilik ve hizmet kalitesi yönünden değerlendirerek, birimin kaynaklarını, kurum tarafından belirlenen politika ve hazırlanan planlar doğrultusunda verimli uygulanmasında, izlenmesinde ve yeni durumlara göre hizmetin kalite ve verimliliğinde sürekliliği sağlamak üzere gerekli tedbirlerin alınması için bilgi vermeyi sağlamak,

ç) Birimde oluşacak olumsuzluklara düzeltici/önleyici faaliyet hazırlamak ve takibini yapmak. Düzeltici/önleyici faaliyet sonucunda ulaşılan çözümlerin standartlaştırılması için bilgilendirmede bulunmak,

d) Birimle ilgili dokümanları hazırlamak ve birimde dokümanların takibini yapmak,

e) Bütün çalışanların iş ve görev tanımına uygun olarak çalıştırılması, birim içi koordinasyonun sağlanması ve sürekli gelişmeye dayalı bir ortamın oluşturulmasını sağlamak,

f) Yapılan KYS çalışmaları hakkında birim çalışanlarına bilgi vermek,

g) Yönetim sistemleri ile ilgili faaliyetlerin kaydedilmesini ve birime bilgi verilmesini sağlamak,

ğ) Birimde KYS kapsamında kullanılacak dosya ve dokümanları muhafaza etmek,

h) Birim Müdürü tarafından KYS ile ilgili olarak kendisine verilen diğer işleri yerine getirmek.

 

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çalışma şekli, esasları, yürürlük ve yürütme

 

Görevin planlanması

MADDE 16- (1) Müdürlükteki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.

Görevin yürütülmesi

MADDE 17 - (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

Gelen evrak işlemleri

 

T.C.  REYHANLI BELEDİYESİ BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

 

MADDE 18 - (1) Müdürlük kalemine gelen her türlü şahıs dilekçe ve resmi yazışmaları Müdür havalesi alındıktan sonra otomasyona kaydedilerek arşive gönderilir, arşivde dosyasına bağlanan evrak ilgili personele gereğinin yapılması için Müdür tarafından havale edilir.

Giden evrak işlemleri

MADDE 19 - (1) İşlemi tamamlanarak cevap verilen evrakın dosyası, cevap yazısı otomasyona kaydedildikten sonra bir sonraki işleme kadar saklanmak üzere arşive kaldırılır, cevap yazısı ilgili şahıs veya kuruma gönderilir.

 

 

 

 

BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler

 

Yönetmelikte yer almayan hususlar

MADDE 20 - (1) İş bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

 

Yürürlük

MADDE 21 - (1) Bu Yönetmelik hükümleri Reyhanlı Belediye Başkanlığı Belediye Meclisince uygun bulunduktan ve  Kaymakamlık makamına sunulduktan sonra yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 22 - (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.