GÖREV YETKİ VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ (S)

(1)

T.C.

REYHANLI BELEDİYE BAŞKANLIĞI

STRATEJİ GELİŞTİRME MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç ve Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1: Bu Yönetmeliğin amacı, Reyhanlı Belediye Başkanlığı Strateji Geliştirme Müdürlüğü’nün çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2: Bu Yönetmelik Reyhanlı Belediye Başkanlığı Strateji Geliştirme Müdürlüğünde görevli personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

Madde 3: Bu Yönetmelik, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5436 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve KHK’lerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun ve Bakanlar Kurulunun 2006/9972 sayılı Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak hazırlanmıştır. Bu yönetmelikte bulunmayan hususlarda Başkanlık makamı veya gerekli görülen hallerde Belediye Meclisi kararları uygulanır.

Tanımlar

Madde 4: Bu Yönetmelikte geçen;

a) Belediye : Reyhanlı Belediyesi’ni,

b) Başkanlık : Reyhanlı Belediye Başkanlığı’nı,

c) Başkan : Reyhanlı Belediye Başkanı’nı,

d) Başkan Yardımcısı : Reyhanlı Belediyesi Başkan Yardımcısını

e) Müdürlük : Strateji Geliştirme Müdürlüğü’nü,

f) Müdür : Strateji Geliştirme Müdürünü,

g) Çalışanlar : Müdürlüğe bağlı birimlerde hizmet veren bütün personeli,

h) Yönetmelik : Strateji Geliştirme Müdürlüğü Çalışma Usul ve Esasları Yönetmeliğini,

i) Üst yönetici : Belediye Başkanını, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Teşkilat ve Bağlılık

Kuruluş

Madde 5: Reyhanlı Belediyesi Strateji Geliştirme Müdürlüğü, Maliye Bakanlığının 11/10/2016 tarihli SAYI:70451396-010.06.02/8299 sayılı ‘Strateji Geliştirme Birimleri Yönetim Bilgi Sistemi(e-SGB) genelgesi gereğince Reyhanlı Belediye Meclisi’nin 02/11/2016 tarih ve 2016/52 sayılı kararı ile kurulmuştur. (2)

Teşkilat

Madde 6:

a) Strateji Geliştirme Müdürlüğü'nün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

(1) Müdür

(2) Mali Hizmetler Uzman Yrd.

b) Strateji Geliştirme Müdürlüğü'nün teşkilat yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

(1) Stratejik Yönetim ve Planlama Birimi,

(2) Performans ve Kalite Ölçütleri Geliştirme Birimi

(3) Yönetim Bilgi Sistemi Birimi

(4) İç Kontrol Birimi

Bağlılık

Madde 7: Strateji Geliştirme Müdürlüğü, Belediye Başkanına bağlıdır. Belediye Başkanı bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütebilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk

Müdürlüğün Görevleri;

Madde 8: Aşağıda belirtilen görevler, Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yürütülür.

a) Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve hükümet programı çerçevesinde Belediyenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak.

b) Belediyenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek.

c) Belediyenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak.

ç) Belediyenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkinliğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak.

d) Belediyenin misyon, vizyon ve temel değerlerinin belirlenmesi ve güncellenmesi çalışmalarını yürütmek.

e) Yönetim bilgi sistemine ilişkin hizmetleri yerine getirmek.

f) Belediyede kurulduğu takdirde, Strateji Geliştirme Kurulunun sekretarya hizmetlerini yürütmek,

g) Belediyenin Stratejik Plan ve Performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek. (3)

ğ) Strateji Geliştirme Müdürlüğünün Birim Performans Programını buna bağlı olarak Birim Bütçesini ve Birim Faaliyet raporunu hazırlamak.

h) Belediyenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken ve Strateji Geliştirme Müdürlüğünün görev alanına giren iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.

ı) İç kontrol sisteminin kurulması (Eylem Planı), standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak, üst yönetimin iç kontrol sisteminin (Eylem planı) uygulanmasına yönelik işlevinin etkinliğini ve verimini arttırmak için gerekli hazırlıkları yapmak.

i) Belediyenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporu hazırlamak,

j) Diğer birimlerin yapacağı araştırmalara destek vermek ve koordinasyonu sağlamak,

k) Belediye Başkanı tarafından verecek diğer görevleri yapmaktır.

1) Stratejik Yönetim ve Planlama Biriminin Görev, Yetki ve Sorumluluğu

Madde 9: Aşağıda belirtilen görevler, Stratejik Yönetim ve planlama Birimi tarafından yürütülür.

a) İdarenin Stratejik Planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, idarenin Strateji Planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini verir veya verilmesini sağlar ve Stratejik Planlama çalışmalarını koordine eder.

b) Stratejik Planlamaya ilişkin diğer destek hizmetlerini yürütür.

c) Belediye Faaliyet Raporunu hazırlar.

ç) Belediyenin misyonunun belirlenmesi çalışmalarını yürütür.

d) Belediyenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri inceler.

e) Yeni hizmet fırsatlarını belirler, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere tedbirler alır.

f) Belediyenin Kurum İçi Kapasite araştırmasını yapmak, hizmetlerin etkinliğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz eder ve genel araştırmalar yapar.

g) Belediyenin üstünlük ve Zayıflıklarını tespit etmeye yönelik çalışmalar yapar.

ğ) Belediyenin görev alanıyla ilgili araştırma – geliştirme faaliyetlerini yürütür.

h) Belediyenin faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplar tasnif eder ve analiz eder.

2) Performans ve Kalite Ölçütleri Geliştirme Görev, Yetki ve Sorumluluğu

Madde 10: Aşağıda belirtilen görevler, Performans ve Kalite Ölçütleri Geliştirme Birimi tarafından yürütülür.

a) Belediyenin görev alanına giren konularda Performans ve Kalite ölçütleri geliştirir. Performans programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlar. (4)

b) Belediyenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve Performansla ilgili bilgi ve verileri toplar, analiz eder ve yorumlayarak rapora dönüştürür

c) Belediyenin ve/veya birimlerin belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirerek üst yöneticiye sunar.

3) Yönetim Bilgi Sistemi Biriminin Görev, Yetki ve Sorumluluğu

Madde 11: Aşağıda belirtilen görevler, Yönetim Bilgi Sistemi Birimi tarafından yürütülür.

a) Belediyenin Yönetim bilgi sistemine ilişkin hizmetlerin varsa ilgili birimlerle işbirliği içinde yerine getirmek,

b) Yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek,

c) İstatistiki, kayıt ve kalite kontrol işlemlerini yapmak,

4) İç Kontrol Biriminin Görev, Yetki ve Sorumluluğu

Madde 12: Aşağıda belirtilen görevler, İç Kontrol Birimi tarafından yürütülür.

a) İç kontrol sisteminin kurulması, Standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunar.

b) Kanuna aykırı olmamak şartıyla, idarece gerekli görülen her türlü yöntem süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartları hazırlar ve üst yöneticinin onayına sunar.

c) Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği arttırıcı tedbirler önermek.

Müdürlüğün Yetkileri

Madde 13: Strateji Geliştirme Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer yasal mevzuat hükümlerine dayanılarak, Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu

Madde 14: Strateji Geliştirme Müdürlüğü, Belediye Başkanlığınca kendisine verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve ivedilikle yapmakla ve yürütmekle, kendisine verilen görevleri yürütürken, işlemlerini kanun, tüzük, yönetmelik, kararname, genelge ve tebliğlere uygun olarak yapmaktan ve neticelendirmekten sorumludur.

Strateji Geliştirme Müdürünün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

Madde 15: Aşağıda belirtilen görevler Strateji Geliştirme Müdürü tarafından yürütülür.

a) Strateji Geliştirme Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.

b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir.

c) ‘'Müdürlüğün Görevleri'' kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar.

ç) Strateji Geliştirme Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük Personelinin disiplin amiridir. (5)

d) Belediye bütçesini stratejik plan çerçevesinde Mali Hizmetler Müdürlüğü ile birlikte hazırlamak ve bütçeyi performans programı hazırlayarak değerlendirmek.

e) Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

f) Müdürlüğün yıllık Performans Programını buna bağlı olarak yıllık Bütçesini ve yıllık faaliyet raporunu hazırlar.

g) Performans hedefleri, iş kapasitesi ve faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planları hazırlar ve bu planların uygulanmasını sağlar.

ğ) Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren ‘'Yıllık Faaliyet Raporunu'' hazırlar.

h) Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili ‘'Hizmet Standartları'' belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler alır, süreç iyileştirmesi yapar.

ı) Müdürlüğünde İç Kontrol Sisteminin (Eylem Planı) ve kalite yönetim sisteminin kurulmasında birinci derecede sorumludur.

i) Müdürlük içi çalışmalar ile ilgili planları ve programları hazırlamak,

j) Müdürlük personelinin çalışmalarını düzenler, işbirliğini sağlamak,

k) Müdürlük iç ve dış yazışmalarının yürütülmesini sağlamak,

l) Müdürlüğünün dosyalarının, raporlarının kurumsal bir formatta Standart Dosya Planına göre arşivlenmesini sağlar. Bu konuda Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışır.

m) Yasalarla ilgili her türlü ek görevi yapar.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin icrası

Görevin Alınması

Madde 16: Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.

Görevin Planlanması

Madde 17: Strateji Geliştirme Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

Görevin Yürütülmesi

Madde 18: Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır. (6)

BEŞİNCİ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği

Madde 19: a) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasında işbirliği ve koordinasyon müdür tarafından sağlanır.

b) Müdürlüğe tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.

c) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.

ç) Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir – Teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemi yapılmaz.

d) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon

Madde 20: a) Müdürlükler arası yazışmalar Strateji Geliştirme Müdürü’ nün imzası ile yürütülür.

b) Müdürlüğün, Kaymakamlık, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer özel ve tüzel kişilerle ilgili gerekli görülen yazışmalarda Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı, Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

Stratejik Planlama Çalışmalarının Koordinasyonu

Madde 21: Stratejik Planın hazırlanması, güncellenmesi ve yenilenmesi çalışmalarında koordinasyon görevi Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yürütülür. Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yapılacak Stratejik Plan hazırlık çalışmalarına idarenin diğer birimlerinin temsilcilerinin katılımı sağlanır. Stratejik Planlama çalışmalarında Kanunun 9 uncu maddesi uyarınca yapılan düzenlemelere de uyulur.

Performans Programı Hazırlıklarının Koordinasyonu

Madde 22: Performans Programının hazırlanması ve geliştirilmesi çalışmalarında koordinasyon görevi Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yürütülür. Bu çalışmalarda kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli doküman Strateji Geliştirme Müdürlükleri tarafından idarenin ilgili diğer birimlerine gönderilir. Birim Performans programları birimler tarafından hazırlanarak belirlenen süre içinde Strateji Geliştirme Müdürlüğüne gönderilir.

Strateji Geliştirme Müdürlüğü birim performans programlarından hareketle idare Performans programı hazırlar. Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yürütülen performans programının hazırlık çalışmalarına idarenin ilgili birimlerinin temsilcilerinin katılımı sağlanır. Performans programı hazırlıklarında Kanunun 9 uncu maddesi uyarınca yapılan düzenlemelere de uyulur. (7)

İdare faaliyet raporunun hazırlanması

Madde 23: Faaliyet raporları, mevzuat doğrultusunda hazırlanır. Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporları, idare faaliyet raporunun hazırlanmasında esas alınmak üzere, Strateji Geliştirme Müdürlüğüne gönderilir. Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından harcama birimleri arasında koordinasyon sağlanarak idare faaliyet raporu hazırlanır ve üst yönetim tarafından onaylanır. İdarenin faaliyet raporu ilgili mevzuatında yer olan düzenlemeleri de dikkate alınarak hazırlanır.

İç Kontrol Sistemi ve Standartları ( Eylem Planı)

Madde 24: Strateji Geliştirme Müdürlüğü iç kontrol sisteminin kurulması, Standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunar.

Kanuna aykırı olmamak şartıyla, idarece gerekli görülen her türlü yöntem süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından hazırlanır ve üst yöneticinin onayına sunulur.

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen Giden Evrakla ilgili Yapılacak İşlemler

Madde 25: Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterine sayılarına göre işlenir; dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir.

Arşivleme ve Dosyalama

Madde 26: a) Müdürlük tarafından yapılan tüm yazışmaların birer paraflı nüshası kanuna göre Standart Dosya Planı'na uygun alarak muhafaza edilir.

b) Müdürlükte üretilen ve müdürlüğe gelen tüm evrak ve belgeler Standart Dosya Planına göre sınıflandırılır ve dosyalama yapılır.

c) İşlemi biten evraklar ‘'Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'' hükümlerine uygun olarak arşive kaldırılır.

ç) Arşivdeki evrakların saklama süreleri ve imha temrinleri için planlama yapılarak süresi gelen evraklar mevzuata uygun olarak imha edilir.

d) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

Denetim ve Disiplin Hükümleri

Madde 27: a) Strateji Geliştirme Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir. (8)

b) Strateji Geliştirme Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.

c) Strateji Geliştirme Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte Hükmü Bulunmayan Haller

Madde 28: İş bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

Madde 29: Bu yönetmelik Reyhanlı Belediye Meclisinin kabulü tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 30: Bu yönetmelik hükümlerini Reyhanlı Belediye Başkanı yürütür.